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Candidature express
Description du poste
Vous êtes titulaire d'un BTS Professions Immobilières, et/ou justifiez d'une expérience à un poste similaire.
Notre client est un cabinet est indépendant ; il bénéficie d'une excellente réputation et se développe régulièrement.
Le cabinet se distingue par une organisation interne précise, une comptabilité client rigoureuse et une gestion très pointue des contrats de fourniture et de maintenance proposés aux copropriétés gérées, le tout au service d'une clientèle exigeante.
Le poste à pourvoir consiste à prendre en charge la responsabilité de l'assistance des gestionnaires pour un portefeuille d'environ 40 copropriétés:
- demandes de devis et commande aux entreprises,
- courriers de la copropriété,
- gestion des agendas des gestionnaires, réservation de salles,
- convocation et procès-verbaux des assemblées de copropriété (dans le respect des délais réglementaires et particuliers),
- préparation des dossiers de rendez-vous : prestataires, conseils syndicaux et assemblées générales,
- veiller à la bonne tenue, bonne fin puis classement ou archivage adéquat des dossiers travaux, procédures, etc.
- réception physique des visiteurs et ouverture du courrier, en rotation avec l'ensemble du personnel sédentaire, sur une cadence d'environ un jour toutes les deux semaines
- permanence téléphonique partagée avec les assistants et les comptables, le matin uniquement, un jour sur deux
A noter que tous les dossiers d'assurance DO et multirisques (contrats et sinistres) sont gérés par une personne dédiée, sauf l'exécution de travaux éventuels dans les parties communes.
L'ensemble de ces tâches sera réalisé sous l'autorité du gestionnaire de copropriété concerné à qui l'assistant rendra compte immédiatement de toute difficulté rencontrée, soit dans l'exercice de ces tâches, soit dans la perception de ses contacts avec les copropriétaires ou entreprises.
Notre client est un cabinet est indépendant ; il bénéficie d'une excellente réputation et se développe régulièrement.
Le cabinet se distingue par une organisation interne précise, une comptabilité client rigoureuse et une gestion très pointue des contrats de fourniture et de maintenance proposés aux copropriétés gérées, le tout au service d'une clientèle exigeante.
Le poste à pourvoir consiste à prendre en charge la responsabilité de l'assistance des gestionnaires pour un portefeuille d'environ 40 copropriétés:
- demandes de devis et commande aux entreprises,
- courriers de la copropriété,
- gestion des agendas des gestionnaires, réservation de salles,
- convocation et procès-verbaux des assemblées de copropriété (dans le respect des délais réglementaires et particuliers),
- préparation des dossiers de rendez-vous : prestataires, conseils syndicaux et assemblées générales,
- veiller à la bonne tenue, bonne fin puis classement ou archivage adéquat des dossiers travaux, procédures, etc.
- réception physique des visiteurs et ouverture du courrier, en rotation avec l'ensemble du personnel sédentaire, sur une cadence d'environ un jour toutes les deux semaines
- permanence téléphonique partagée avec les assistants et les comptables, le matin uniquement, un jour sur deux
A noter que tous les dossiers d'assurance DO et multirisques (contrats et sinistres) sont gérés par une personne dédiée, sauf l'exécution de travaux éventuels dans les parties communes.
L'ensemble de ces tâches sera réalisé sous l'autorité du gestionnaire de copropriété concerné à qui l'assistant rendra compte immédiatement de toute difficulté rencontrée, soit dans l'exercice de ces tâches, soit dans la perception de ses contacts avec les copropriétaires ou entreprises.
Expérience
Il est attendu du candidat un véritable sens des responsabilités pour être exhaustif dans son travail et une réelle conscience pour apporter une aide véritable et efficace aux gestionnaires.
